Meeting Minutes - die unpopuläre Notwendigkeit

In einem Projekt wurden umfangreiche Regeln für Meetings aufgestellt. Es gab Vorlagen für Emails, Einladungen, und Tischsteher wurden gedruckt, die diese Regeln visualisieren.
Alle waren glücklich über das Ergebnis des Projekts. Hat sich dadurch irgendetwas verbessert? Nein, hat es nicht.

Ich habe mir die definierten Regeln angesehen und kann sie alle bedingungslos unterschreiben. Aber die zwei wichtigsten Regeln wurden schlicht vergessen! Natürlich ist es wichtig, elektronische Geräte auszuschalten, vorbereitet zu sein, Respekt zu zeigen, ausreden zu lassen und so weiter und so weiter… 

Ich will sie nicht länger neugierig machen, welche zwei Regeln vergessen wurden. Es sind dies: „Entscheidungen treffen“ und „Ergebnisprotokolle“ oder neudeutsch „Meeting Minutes“ erstellen. Das Meeting kann noch so gut, harmonisch und zielorientiert ablaufen. Wenn diese zwei Bausteine fehlen, wird wertvolle Zeit verschwendet. Natürlich ist das ein zusätzlicher Aufwand, weil die Erstellung guter Protokolle etwa 50% der Sitzungszeit benötigt. 

Die Kultur des Dokumentierens ist leider in unseren Organisationen ziemlich unterentwickelt. 

Egal ob Testreports, Protokolle, Ergebnisse, Bereitstellen nachhaltiger Information, es wird, wenn überhaupt, spärlich dokumentiert. Bestenfalls wird das erzielte Ergebnis in wenigen Worten niedergeschrieben, der Rest wird nicht gemacht, da „zu viel Aufwand“ oder weil man sich gleich dem nächsten Thema zuwendet. 

Wie wenn das Dokumentieren von „wer macht was bis wann“ so schwierig wäre! 

Warum ist das so?
Um das Problem mit fehlenden Protokollen zu verdeutlichen, darf ich eine kurze Anekdote schildern:
Der Sales Manager berief auf Grund eines massiven Kundenproblems eine kurzfristige Sitzung ein. Auch ich war eingeladen.

Am Beginn der Sitzung fragte ich: „Wer schreibt eigentlich das Protokoll?“

Abfällige Antwort: „Für so etwas haben wir keine Zeit. Wir haben dringendere Dinge zu erledigen!“. 

Natürlich machte ich mir meine eigenen Gesprächsnotizen. Ein paar Entscheidungen wurden getroffen. Ein Protokoll dazu gab es natürlich keines. Es kam wie es kommen musste, und ich eigentlich auch erwartet hatte. Eine Woche später kam besagter Sales Manager zu mir und fragte mich: 

„Du, was haben wir denn zu dem Thema genau vereinbart?“

„Zu welchem Thema?“ meine Erwiderung.

„Thema Kundenproblem ABC!“

„Letzte Woche?“

„Ja, letzte Woche!“

Meine Antwort kam wie aus der Pistole geschossen: „Ich habe keine Ahnung, aber schau mal im Protokoll nach!“ 

Kurz sah er mich etwas fragend an dann drehte er sich um. Möglicherweise hat er verstanden...

Was nicht niedergeschrieben, wurde nie vereinbart!